Chaque année au printemps, le même rituel recommence pour les fiduciaires: on écrit aux clientes et clients, on les relance, puis on les relance encore. Malgré cela, les certificats de salaire, relevés de comptes ou justificatifs du pilier 3a n'arrivent souvent que peu avant l'échéance, de manière incomplète et répartis sur trois canaux différents: une fois par e-mail, une fois en photo via WhatsApp, une fois sur papier lors du prochain entretien. Le temps perdu à rassembler les documents fiscaux manque ensuite pour la déclaration proprement dite.
Pourquoi la collecte des documents fiscaux tourne chaque année à l'épreuve de patience
Quiconque doit collecter des documents fiscaux connaît le problème de fond: il est rarement évident de savoir d'emblée ce qui manque chez quel client. Une boîte e-mail affiche les pièces jointes par ordre chronologique, pas par degré d'exhaustivité. Avec vingt, cinquante ou cent dossiers en parallèle, difficile de garder une vue d'ensemble sur qui a déjà livré ses documents et qui n'a même pas encore réagi. On téléphone donc, on relance, on retéléphone. À cela s'ajoute un aspect souvent sous-estimé: les certificats de salaire, relevés de comptes et justificatifs sont des données financières sensibles. En simples pièces jointes d'e-mails, ils atterrissent souvent non chiffrés dans la boîte de réception, sont transférés, restent oubliés dans des pièces jointes et deviennent, quelques mois plus tard, presque introuvables.
Une checklist par dossier pour demander précisément ce qui manque réellement
Le levier le plus efficace n'est pas un énième e-mail de rappel, mais une checklist de demande claire, propre à chaque dossier. Plutôt qu'une demande générale portant sur «les documents habituels», le client voit précisément dans le portail client quelles rubriques sont exigées pour son cas: certificat de salaire, relevés de comptes, justificatifs du pilier 3a, et pour les indépendants, le compte de résultat en plus. Chaque rubrique peut être suivie individuellement comme ouverte ou déposée. Le client télécharge les documents correspondants directement au niveau de la rubrique concernée, au lieu d'envoyer une pièce jointe globale dans laquelle il faudra ensuite rechercher ce qui appartient à quelle rubrique.
Cela réduit sensiblement les questions de clarification, puisque l'on sait dès le départ ce qui est demandé, au lieu de constater après coup qu'il manque quelque chose.
Un statut en temps réel plutôt que des relances: qui a livré, qui non?
Une fois la checklist en place, une grande partie des relances devient superflue d'elle-même. Le dossier indique en un coup d'œil quelle rubrique est encore ouverte et laquelle a déjà été déposée. Sur l'ensemble des clients, cela permet de prioriser qui il faut réellement encore contacter, plutôt que d'écrire à tout le monde sans distinction. En haute saison, cela économise exactement le temps habituellement consacré aux appels de suivi, et rend la communication plus ciblée: la personne que l'on appelle reçoit une question concrète, adaptée à sa situation, plutôt qu'un rappel général.
Validation numérique et journal d'accès plutôt que le fouillis des e-mails
Un processus rigoureux implique aussi qu'à la fin, il soit clairement documenté qui a déposé et validé quoi, et quand. Une validation numérique dans le dossier atteste que le client a confirmé que les documents sont complets. Un journal d'accès montre en plus, de manière traçable, qui a consulté ou téléchargé quels documents dans le dossier. Pour une fiduciaire, c'est plus qu'une simple question d'ordre: en cas de question ultérieure, que ce soit de la part du client lui-même ou dans le cadre d'une révision, le déroulement peut être retracé intégralement, sans devoir fouiller dans d'anciens fils d'e-mails.
Travailler en toute sécurité et en conformité avec la nLPD
Les documents fiscaux contiennent des données de revenu et de fortune, des coordonnées bancaires et des informations personnelles. Ces informations n'ont pas leur place en pièce jointe ouverte dans une boîte e-mail, mais dans un environnement conçu précisément à cet effet: hébergement exclusivement en Suisse, chiffrement et une séparation stricte entre les dossiers de chaque client. La collecte des justificatifs gagne ainsi non seulement en rapidité, mais reste aussi clairement documentée en conformité avec la nLPD.
C'est exactement pour ce type de processus que finra a été conçu comme portail client pour fiduciaires: des dossiers avec checklist de demande, statut en temps réel et validation numérique par client, ainsi qu'un sous-domaine propre à votre logo, pour que l'accès reste familier à votre clientèle. finra fonctionne directement dans le navigateur, sans aucune installation nécessaire. Vous trouverez à tout moment en ligne un aperçu de toutes les fonctionnalités ainsi que les réponses aux questions fréquentes dans la FAQ. Les tarifs démarrent déjà à CHF 29 par mois, et vous pouvez tester finra 30 jours gratuitement et sans carte de crédit.