Déclaration de protection des données

1. Responsable du traitement et notre double rôle

La présente déclaration de protection des données informe sur la manière dont les données personnelles sont traitées en relation avec finra.ch. La nouvelle loi fédérale sur la protection des données (nLPD) et son ordonnance (OPDo) sont déterminantes.

Le prestataire et responsable de l'exploitation de finra.ch est :

finra — Entreprise individuelle de R. Selimi
9470 Buchs SG, Suisse
Courriel : info@finra.ch

finra traite des données personnelles dans deux rôles différents. Cela détermine à qui vous devez adresser vos demandes :

• En qualité de responsable du traitement, nous agissons pour les données de compte et de contrat des courtiers et fiduciaires (nos clients professionnels) ainsi que pour l'exploitation technique, la sécurité et le développement de la plateforme. Pour ces traitements, nous sommes votre interlocuteur.
• En qualité de sous-traitant, nous agissons pour les documents et indications des clients finaux propres des courtiers et fiduciaires, reçus par ces derniers via le portail. Pour ces données, le courtier ou le fiduciaire concerné est le responsable du traitement ; il détermine la finalité et les moyens du traitement. Nous traitons ces données exclusivement sur instruction, sur mandat et dans le cadre d'un contrat de sous-traitance au sens de l'art. 9 nLPD. Si des clients finaux souhaitent exercer des droits sur ces documents, ils s'adressent à leur courtier ; nous assistons ce dernier.

2. Quelles données nous traitons

• Données de compte et d'inscription (en qualité de responsable du traitement) : nom, adresse électronique, entreprise, rôle, langue et données de connexion des courtiers, fiduciaires et des utilisatrices et utilisateurs qu'ils ont créés.
• Données de contrat et de paiement (en qualité de responsable du traitement) : forfait choisi, durée, données de facturation et de paiement.
• Documents téléchargés (en qualité de sous-traitant) : documents pertinents en matière fiscale, d'assurance et financière que les clients finaux soumettent via le portail. Ceux-ci peuvent contenir des indications relatives au revenu, à la fortune, à la santé ou aux rapports d'assurance et constituent des données personnelles sensibles au sens de l'art. 5 let. c nLPD.
• Données d'utilisation et journaux du serveur (en qualité de responsable du traitement) : adresse IP, moment de l'accès, pages consultées, type de navigateur — pour garantir l'exploitation et la sécurité.
• Indications provenant du formulaire de contact (en qualité de responsable du traitement) : nom, adresse électronique, numéro de téléphone et contenu du message.

3. Finalités du traitement

Nous traitons des données personnelles en vue de l'exécution du contrat d'utilisation (mise à disposition et exploitation du portail client), de la facturation et de la gestion des contrats, de la réponse aux demandes de contact, de la garantie de la sécurité du système et de la prévention des abus, du développement de l'offre ainsi que de l'accomplissement d'obligations légales. Les documents de clients finaux traités sur mandat des courtiers sont utilisés exclusivement aux fins prescrites par le courtier concerné (réception, mise à disposition et gestion du statut des documents) et non à nos propres fins.

En tant qu'entreprise privée, nous n'avons pas besoin, pour ces traitements, d'une base légale distincte au sens de la nLPD ; nous respectons les principes de traitement prévus à l'art. 6 nLPD (bonne foi, proportionnalité, limitation de la finalité, exactitude). Lorsque nous nous fondons sur un consentement (par exemple pour le formulaire de contact), vous pouvez le révoquer en tout temps.

4. Hébergement, sous-traitants et absence de communication à l'étranger

• L'hébergement et le courrier électronique sont assurés par Infomaniak SA, Genève, Suisse. L'ensemble des données et des documents téléchargés demeurent en Suisse.
• aucune communication de données personnelles à l'étranger n'a lieu.
• Les sous-traitants auxquels nous recourons sont contractuellement tenus à la confidentialité, à la sécurité des données et au respect du droit suisse de la protection des données (art. 9 nLPD) ; ils ne traitent les données que selon nos instructions.
• Remarque pour l'avenir : dès que nous introduirons le traitement des paiements par l'intermédiaire d'un prestataire de services de paiement externe, des données de paiement et de contact lui seront transmises, ce qui peut entraîner une communication à l'étranger. Nous compléterons la présente déclaration en conséquence avant la mise en service et assurerons les garanties nécessaires selon l'art. 16 s. nLPD.

5. Communication à des tiers

En principe, nous ne transmettons pas de données personnelles à des tiers. Une communication n'a lieu qu'aux sous-traitants susmentionnés dans le cadre de la sous-traitance ainsi que lorsque nous y sommes légalement tenus ou qu'une décision administrative ou judiciaire l'exige. Aucune vente de données ni aucune transmission à des fins publicitaires n'a lieu.

6. Sécurité des données

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données (art. 8 nLPD, art. 1–6 OPDo), en particulier :

• chiffrement TLS de bout en bout de toutes les connexions à finra.ch,
• stockage en Suisse avec protection d'accès et concept d'autorisation basé sur les rôles — les documents téléchargés ne sont consultables qu'après connexion avec un compte personnel,
• séparation des clients (chaque courtier disposant de son propre sous-domaine et d'une visibilité séparée),
• journalisation des accès aux opérations sensibles (piste d'audit),
• sauvegardes de données régulières.

Si, malgré toutes les précautions, une violation de la sécurité des données présentant vraisemblablement un risque élevé pour les personnes concernées survient, nous la signalons au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) et, dans la mesure nécessaire, aux personnes concernées, aussi rapidement que possible (art. 24 nLPD). Si l'incident concerne des documents de clients finaux traités sur mandat, nous informons sans délai le courtier concerné en tant que responsable du traitement.

7. Registre des activités de traitement

Étant donné que nous traitons des données personnelles sensibles, nous tenons un registre des activités de traitement au sens de l'art. 12 nLPD. L'exception prévue pour les petites entreprises ne s'applique pas ici.

8. Conservation et suppression

Nous ne conservons les données personnelles qu'aussi longtemps que la finalité concernée ou une obligation légale l'exige (art. 6 al. 4 nLPD) :

• Les données de compte et les données des documents téléchargés sont supprimées, après la fin de la relation contractuelle ou après la suppression d'un compte, dans un délai raisonnable ; pendant ce délai, une exportation des données reste possible. S'agissant des documents des clients finaux, nous agissons selon les instructions du courtier concerné.
• Les journaux du serveur sont supprimés automatiquement après une courte durée (en règle générale quelques mois).
• Les demandes provenant du formulaire de contact sont supprimées dès qu'elles sont traitées et qu'aucune correspondance ultérieure n'est à prévoir.
• Nous conservons nos propres documents commerciaux et comptables pendant le délai légal de dix ans (art. 958f CO).

Vous pouvez demander en tout temps une suppression anticipée, pour autant qu'aucune obligation légale de conservation ne s'y oppose.

9. Cookies · 10. Absence de décisions individuelles automatisées

finra.ch utilise exclusivement des cookies de session techniquement nécessaires afin de garantir l'état de connexion et la sécurité pendant l'utilisation. aucun suivi n'a lieu, aucun cookie publicitaire n'est déposé et aucun outil d'analyse de tiers n'est intégré.

Nous ne prenons aucune décision individuelle automatisée au sens de l'art. 21 nLPD qui aurait pour vous des effets juridiques ou des répercussions importantes, et nous ne pratiquons aucun profilage.

11. Vos droits

Dans le cadre de la nLPD, vous disposez en particulier du droit d'accès (art. 25), de rectification (art. 32), de suppression, ainsi que du droit de vous opposer à un traitement ou d'en faire restreindre l'étendue, et du droit à la remise ou à la transmission de vos données (portabilité des données, art. 28). Nous fournissons les renseignements gratuitement et, en règle générale, dans un délai de 30 jours.

• Si vos demandes concernent votre compte ou notre exploitation (rôle de responsable du traitement), un courriel à info@finra.ch suffit.
• Si vos demandes concernent des documents téléchargés par un courtier (rôle de sous-traitant), veuillez vous adresser au courtier ou au fiduciaire concerné en tant que responsable du traitement. Nous transmettons ces demandes à ce dernier et l'assistons.

Si vous n'êtes pas d'accord avec notre réponse, vous pouvez vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Bern.

12. Modifications

Nous pouvons adapter la présente déclaration de protection des données afin de la mettre en conformité avec des circonstances juridiques ou techniques modifiées. La version publiée à chaque fois sur finra.ch fait foi.