Ogni anno, in primavera, per gli studi fiduciari inizia lo stesso rituale: le mandanti e i mandanti vengono contattati, sollecitati e sollecitati di nuovo. Nonostante ciò, certificati di salario, estratti conto o giustificativi per il pilastro 3a spuntano fuori spesso solo poco prima della scadenza, incompleti e distribuiti su tre canali diversi: una volta per e-mail, una volta come foto su WhatsApp, una volta su carta al colloquio successivo. Il tempo perso nel raccogliere i documenti fiscali manca poi per la vera e propria dichiarazione.
Perché raccogliere i documenti fiscali diventa ogni anno una prova di pazienza
Chi deve raccogliere documenti fiscali conosce bene il problema di fondo: raramente è subito chiaro che cosa manchi esattamente per un determinato mandante. Una casella e-mail mostra gli allegati in ordine cronologico, non in base alla completezza. Con venti, cinquanta o cento dossier in parallelo, è quasi impossibile avere una visione d'insieme su chi ha già consegnato e chi non ha ancora nemmeno risposto. Si telefona quindi, si chiede, si richiama. A ciò si aggiunge un aspetto spesso sottovalutato: certificati di salario, estratti conto e giustificativi sono dati finanziari sensibili. Come semplici allegati e-mail finiscono spesso non criptati nella casella di posta, vengono inoltrati, restano sepolti tra gli allegati e mesi dopo sono difficili da ritrovare.
Con una checklist per dossier, richieda in modo mirato solo ciò che manca davvero
La leva più efficace non è un ulteriore promemoria via e-mail, bensì una chiara checklist di richiesta per ogni dossier. Invece di una generica richiesta dei «soliti documenti», il mandante vede nel portale clienti esattamente quali voci sono richieste per il suo caso: certificato di salario, estratti conto, giustificativi per il pilastro 3a, e per gli indipendenti anche il conto economico. Ogni voce può essere gestita singolarmente come aperta o inoltrata. Il mandante carica i documenti corrispondenti direttamente alla voce specifica, invece di inviare un allegato cumulativo dal quale in seguito bisogna ricavare a quale voce appartenga ciascun documento.
Questo riduce sensibilmente le richieste di chiarimento, perché fin dall'inizio è chiaro che cosa serve, invece di scoprire solo in seguito che manca qualcosa.
Stato in tempo reale invece di richiami: chi ha consegnato e chi no?
Non appena la checklist è impostata, gran parte dei richiami telefonici diventa superflua da sé. Nel dossier si vede a colpo d'occhio quale voce è ancora aperta e quale è già stata inoltrata. Su tutti i mandanti è così possibile stabilire le priorità su chi contattare davvero, invece di scrivere genericamente a tutti. Nell'alta stagione questo fa risparmiare esattamente il tempo che altrimenti si perde in telefonate di controllo, e rende la comunicazione più mirata: chi viene chiamato riceve una domanda concreta e pertinente al suo caso, invece di un promemoria generico.
Approvazione digitale e registro degli accessi invece del caos delle e-mail
Un processo pulito prevede anche che alla fine sia chiaramente documentato chi ha inoltrato e approvato che cosa e quando. Un'approvazione digitale nel dossier attesta che il mandante ha confermato la completezza dei documenti. Un registro degli accessi mostra inoltre, in modo tracciabile, chi ha visualizzato o scaricato quali documenti nel dossier. Per uno studio fiduciario questo è più di semplice ordine: in caso di domande successive, sia da parte del mandante stesso sia nell'ambito di una revisione, l'intero processo può essere ricostruito senza lacune, senza dover cercare in vecchi thread di e-mail.
Lavorare in modo sicuro e conforme alla LPD
I documenti fiscali contengono dati su reddito e patrimonio, coordinate bancarie e informazioni personali. Queste informazioni non dovrebbero finire come allegato aperto nella casella e-mail, bensì in un ambiente costruito esattamente per questo scopo: hosting esclusivamente in Svizzera, crittografia e una netta separazione tra i dossier dei singoli mandanti. Così la raccolta dei giustificativi non è solo più rapida, ma anche chiaramente documentata in conformità con la LPD.
Proprio per questo tipo di processo è pensato finra come portale clienti per gli studi fiduciari: dossier con checklist di richiesta, stato in tempo reale e approvazione digitale per ogni mandante, oltre a un proprio sottodominio con il suo logo, cosicché l'accesso risulti familiare per la sua clientela. finra funziona direttamente nel browser, senza bisogno di installazione. Una panoramica di tutte le funzioni e le risposte alle domande più frequenti nelle FAQ sono disponibili online in qualsiasi momento. I piani tariffari partono già da CHF 29 al mese, e può provare finra gratuitamente per 30 giorni, senza carta di credito.