Jedes Jahr im Frühling beginnt für Treuhandbüros dasselbe Ritual: Mandantinnen und Mandanten werden angeschrieben, erinnert und nochmals erinnert. Trotzdem tauchen Lohnausweise, Kontoauszüge oder Belege zur Säule 3a oft erst kurz vor der Frist auf, unvollständig und über drei verschiedene Kanäle verteilt: einmal per E-Mail, einmal als Foto über WhatsApp, einmal auf Papier bei der nächsten Besprechung. Die Zeit, die im Sammeln der Steuerunterlagen verloren geht, fehlt anschliessend bei der eigentlichen Deklaration.
Warum das Sammeln von Steuerunterlagen zur jährlichen Geduldsprobe wird
Wer Steuerunterlagen sammeln muss, kennt das Grundproblem: Es ist selten sofort klar, was bei welchem Mandanten überhaupt fehlt. Ein E-Mail-Postfach zeigt Anhänge chronologisch, nicht nach Vollständigkeit. Bei zwanzig, fünfzig oder hundert Dossiers gleichzeitig lässt sich kaum überblicken, wer schon geliefert hat und wer noch nicht einmal reagiert hat. Also wird telefoniert, nachgefragt, wieder telefoniert. Hinzu kommt ein Punkt, der oft zu wenig beachtet wird: Lohnausweise, Kontoauszüge und Belege sind sensible Finanzdaten. Als lose E-Mail-Anhänge landen sie oft unverschlüsselt im Postfach, werden weitergeleitet, bleiben in Anhängen liegen und sind Monate später kaum mehr auffindbar.
Mit einer Checkliste pro Dossier gezielt anfordern, was tatsächlich fehlt
Der wirksamste Hebel ist nicht ein weiteres Erinnerungs-Mail, sondern eine klare Anforderungs-Checkliste pro Dossier. Statt einer allgemeinen Bitte um «die üblichen Unterlagen» sieht der Mandant im Kundenportal genau, welche Positionen für seinen Fall verlangt werden: Lohnausweis, Kontoauszüge, Belege zur Säule 3a, bei Selbstständigen zusätzlich die Erfolgsrechnung. Jede Position lässt sich einzeln als offen oder eingereicht führen. Der Mandant lädt die passenden Dokumente direkt zur jeweiligen Position hoch, statt einen Sammelanhang zu verschicken, aus dem später wieder herausgesucht werden muss, was zu welcher Position gehört.
Das reduziert Rückfragen spürbar, weil von Anfang an klar ist, was gebraucht wird, statt erst im Nachhinein festzustellen, dass etwas fehlt.
Live-Status statt Nachfragen: Wer hat geliefert, wer nicht?
Sobald die Checkliste steht, erübrigt sich ein grosser Teil der Nachfragerei von selbst. Im Dossier ist auf einen Blick ersichtlich, welche Position noch offen ist und welche bereits eingereicht wurde. Über alle Mandanten hinweg lässt sich so priorisieren, wen man tatsächlich noch kontaktieren muss, statt pauschal alle anzuschreiben. Das spart in der Hauptsaison genau die Zeit, die sonst für Status-Telefonate draufgeht, und macht die Kommunikation gezielter: Wer angerufen wird, bekommt eine konkrete, auf ihn zutreffende Frage statt einer allgemeinen Erinnerung.
Digitale Freigabe und Zugriffsprotokoll statt E-Mail-Wirrwarr
Zu einem sauberen Ablauf gehört auch, dass am Ende klar dokumentiert ist, wer was wann eingereicht und freigegeben hat. Eine digitale Freigabe im Dossier hält fest, dass der Mandant die Unterlagen als vollständig bestätigt hat. Ein Zugriffsprotokoll zeigt zusätzlich nachvollziehbar, wer im Dossier welche Dokumente angesehen oder heruntergeladen hat. Für ein Treuhandbüro ist das mehr als nur Ordnung: Bei Rückfragen im Nachhinein, sei es vom Mandanten selbst oder im Rahmen einer Revision, lässt sich der Ablauf lückenlos zurückverfolgen, ohne in alten E-Mail-Threads suchen zu müssen.
Sicher und DSG-konform arbeiten
Steuerunterlagen enthalten Einkommens- und Vermögensdaten, Bankverbindungen und persönliche Angaben. Diese Informationen gehören nicht als offener Anhang ins E-Mail-Postfach, sondern in eine Umgebung, die für genau diesen Zweck gebaut ist: Hosting ausschliesslich in der Schweiz, Verschlüsselung und eine saubere Mandantentrennung zwischen den Kundendossiers. So bleibt das Sammeln von Belegen nicht nur schneller, sondern auch klar DSG-konform dokumentiert.
Genau für diesen Ablauf ist finra als Kundenportal für Treuhandbüros gedacht: Dossiers mit Anforderungs-Checkliste, Live-Status und digitaler Freigabe je Mandant, dazu eine eigene Subdomain mit Ihrem Logo, damit sich der Zugang für Ihre Kundschaft vertraut anfühlt. finra läuft direkt im Browser, eine Installation ist nicht nötig. Einen Überblick über alle Funktionen sowie Antworten auf häufige Fragen im FAQ finden Sie jederzeit online. Die Tarife starten bereits bei CHF 29 im Monat, und Sie können finra 30 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte testen.