Un client souhaite changer d'assurance – et pour vous, en tant que courtier ou fiduciaire, commence alors une procédure faite de nombreuses petites étapes : vérifier la police existante, obtenir une procuration, déposer la résiliation dans les délais et garder une vue d'ensemble jusqu'à ce que le changement soit finalisé. Si tout cela se déroule au fil d'échanges d'e-mails, de messages WhatsApp et de notes éparses, il devient vite facile de perdre le fil – surtout lorsque plusieurs clients changent d'assurance en même temps.
Quels documents sont vraiment nécessaires pour un changement d'assurance
Avant de pouvoir intervenir auprès de l'assureur actuel, vous avez en général besoin de trois éléments de la part de votre client :
- La police actuelle, avec le numéro de contrat, la date d'échéance et les conditions de résiliation en vigueur.
- Une procuration, respectivement le mandat de courtage, afin de pouvoir intervenir auprès de l'assureur actuel et demander des documents en son nom.
- Une copie de pièce d'identité pour identifier le client, en particulier lorsque le changement doit être justifié par écrit auprès de l'assureur.
Selon la branche, d'autres justificatifs s'y ajoutent – par exemple le permis de circulation pour l'assurance véhicule à moteur, ou des indications sur l'historique des sinistres. L'important est de communiquer clairement, dès le départ, ce dont vous avez besoin, plutôt que de redemander des documents au fil de l'eau.
Ne pas laisser la résiliation au hasard
La plupart des polices ne peuvent pas être résiliées à n'importe quel moment, mais seulement à l'échéance principale, souvent avec un préavis de trois mois. Qui manque cette échéance reste bloqué une année de plus dans l'ancien contrat – désagréable pour le client, et une perte de confiance pour vous en tant que courtier. Nous expliquons en détail comment garder ces délais systématiquement sous contrôle dans l'article Ne plus jamais manquer un délai de résiliation d'assurance. Pour le changement lui-même, la règle est simple : dès que la procuration est en votre possession, résiliez auprès de l'assureur actuel par écrit et avec preuve de dépôt – puis gardez l'échéance à l'œil jusqu'à la confirmation.
Transformer une chaîne d'e-mails en dossier structuré
C'est précisément là qu'un portail client comme celui proposé par finra.ch fait la différence. Plutôt que de faire circuler les documents par e-mail, vous créez pour le changement un dossier avec une check-list des pièces demandées : police, procuration, copie de pièce d'identité – le client voit exactement ce qui manque encore et charge les documents directement dans le portail. Vous visualisez le statut en temps réel, en un coup d'œil : déposé, vérifié, validé. La validation numérique dans le portail remplace la recherche du dernier e-mail de réponse, et un journal des accès conserve la trace de qui a consulté quel document et à quel moment – utile en cas de questions ultérieures sur le déroulement du dossier.
Complété par le module Contacts et CRM – avec notes, tâches et une timeline par client – vous savez encore, des semaines plus tard, ce qui a été discuté en dernier, sans devoir fouiller votre boîte de réception. Vous trouverez un aperçu de toutes les fonctions du portail sous Fonctions.
Garder une vue d'ensemble quand plusieurs changements sont en cours en même temps
Pour un seul client, on peut encore, à la rigueur, garder un changement en tête. Mais dès que plusieurs dossiers avancent en parallèle, il faut une instance qui centralise les délais au lieu de les disperser entre tableaux Excel et entrées d'agenda. Le radar des délais de finra.ch affiche résiliations, échéances principales, délais de dossier et tâches ouvertes dans un seul tableau, trié par urgence. Point important : il s'agit d'une vue d'ensemble que vous consultez activement – pas de rappels automatiques par e-mail ou notification push. Qui prend l'habitude de consulter régulièrement le radar des délais manque ainsi plus rarement une échéance, puisque tous les délais se trouvent au même endroit plutôt que répartis entre plusieurs systèmes.
Une fois le changement finalisé, le nouveau contrat rejoint directement le portefeuille du client – avec la branche tirée du catalogue de branches suisse, la prime et l'historique des versions, en cas de modification ultérieure.
Un même processus, plusieurs intervenants
Un processus de changement implique rarement une seule personne. Remplacements, absences pour cause de vacances ou second regard sur la vérification d'une procuration font partie du quotidien d'un bureau de courtage ou fiduciaire. Grâce à un sous-domaine propre à chaque courtier – par exemple mueller.finra.ch – et à des rôles distincts pour titulaires et collaborateurs, votre équipe travaille sur le même dossier sans devoir faire circuler les documents par e-mail entre collègues. Comme la police, la procuration et la copie de pièce d'identité contiennent des données personnelles sensibles, le portail fonctionne sur un hébergement suisse, chiffré et avec une séparation stricte des mandants entre les clients.
Si vous souhaitez désormais traiter le changement d'assurance de vos clients au moyen d'un dossier structuré plutôt que d'e-mails éparpillés, testez finra.ch pendant 30 jours gratuitement et sans carte de crédit – les tarifs démarrent à CHF 29 par mois, et le portail fonctionne directement dans le navigateur, sans installation. S'inscrire gratuitement maintenant et traiter dès aujourd'hui le prochain changement de client, en ligne.