Ein Kunde möchte die Versicherung wechseln – und für Sie als Broker oder Treuhänder beginnt damit ein Ablauf mit vielen kleinen Schritten: die bestehende Police prüfen, eine Vollmacht einholen, die Kündigung fristgerecht einreichen und den Überblick behalten, bis der Wechsel abgeschlossen ist. Läuft das über E-Mail-Verläufe, WhatsApp-Nachrichten und lose Notizen, geht schnell etwas unter – gerade wenn mehrere Kunden gleichzeitig wechseln.
Welche Unterlagen für einen Versicherungswechsel wirklich nötig sind
Bevor Sie beim bisherigen Versicherer aktiv werden können, brauchen Sie von Ihrem Kunden in aller Regel drei Dinge:
- Die aktuelle Police mit Vertragsnummer, Ablaufdatum und den geltenden Kündigungsbestimmungen.
- Eine Vollmacht respektive das Maklermandat, damit Sie gegenüber dem bisherigen Versicherer überhaupt auftreten und Unterlagen anfordern dürfen.
- Eine Ausweiskopie zur Identifikation des Kunden, insbesondere wenn der Wechsel schriftlich gegenüber dem Versicherer belegt werden muss.
Je nach Sparte kommen weitere Belege dazu – etwa ein Fahrzeugausweis bei der Motorfahrzeugversicherung oder Angaben zum bisherigen Schadenverlauf. Wichtig ist, dass Sie von Anfang an klar kommunizieren, was Sie brauchen, statt nach und nach nachzufragen.
Die Kündigung nicht dem Zufall überlassen
Die meisten Policen lassen sich nicht jederzeit kündigen, sondern nur auf den Hauptverfall hin, oft mit einer Frist von drei Monaten. Wer diesen Termin verpasst, sitzt ein weiteres Jahr im alten Vertrag fest – für den Kunden ärgerlich, für Sie als Broker ein Vertrauensverlust. Wie Sie diese Fristen systematisch im Griff behalten, beschreiben wir ausführlicher im Beitrag Kündigungsfristen bei Versicherungen nie mehr verpassen. Für den Wechsel selbst gilt: Sobald die Vollmacht vorliegt, kündigen Sie beim bisherigen Versicherer schriftlich und mit Nachweis – und behalten den Termin bis zur Bestätigung im Blick.
Aus einer E-Mail-Kette ein geordnetes Dossier machen
Genau hier hilft ein Kundenportal, wie es finra.ch bereitstellt. Statt Unterlagen per E-Mail hin- und herzuschicken, legen Sie für den Wechsel ein Dossier mit einer Anforderungs-Checkliste an: Police, Vollmacht, Ausweiskopie – der Kunde sieht genau, was noch fehlt, und lädt die Dokumente direkt im Portal hoch. Sie sehen den Live-Status auf einen Blick: eingereicht, geprüft, freigegeben. Die digitale Freigabe im Portal ersetzt das Suchen nach der letzten Antwort-Mail, und ein Zugriffsprotokoll hält fest, wer wann welches Dokument eingesehen hat – hilfreich, falls später Rückfragen zum Ablauf auftauchen.
Ergänzt durch das Kontakt- und CRM-Modul – mit Notizen, Aufgaben und einer Timeline pro Kunde – wissen Sie auch nach Wochen noch, was zuletzt besprochen wurde, ohne im Postfach zu suchen. Einen Überblick über alle Funktionen des Portals finden Sie unter Funktionen.
Übersicht behalten, wenn mehrere Wechsel gleichzeitig laufen
Bei einem einzelnen Kunden lässt sich ein Wechsel notfalls noch im Kopf behalten. Sobald mehrere Dossiers parallel laufen, braucht es eine Instanz, die Fristen bündelt statt sie über Excel-Tabellen und Kalendereinträge zu verteilen. Der Fristenradar von finra.ch zeigt Kündigungen, Hauptverfälle, Dossier-Fristen und offene Aufgaben in einer einzigen, nach Dringlichkeit sortierten Tabelle. Wichtig zu wissen: Es handelt sich um eine Übersicht, die Sie aktiv aufrufen – keine automatischen E-Mail- oder Push-Erinnerungen. Wer sich angewöhnt, den Fristenradar regelmässig zu prüfen, verpasst dafür seltener einen Termin, weil alle Fristen an einem Ort stehen statt verteilt über mehrere Systeme.
Ist der Wechsel abgeschlossen, landet der neue Vertrag direkt im Bestand des Kunden – inklusive Sparte aus dem Schweizer Sparten-Katalog, Prämie und Versionshistorie, falls sich später etwas ändert.
Ein Ablauf, viele Beteiligte
Wechselprozesse laufen selten nur über eine Person. Vertretungen, Ferienabwesenheiten oder ein zweites Augenpaar bei der Prüfung der Vollmacht gehören zum Alltag in einem Broker- oder Treuhandbüro. Mit einer eigenen Subdomain pro Broker – etwa mueller.finra.ch – und Rollen für Inhaber und Mitarbeitende arbeitet Ihr Team am gleichen Dossier, ohne dass Unterlagen per Mail zwischen Kolleginnen und Kollegen hin- und hergeschickt werden müssen. Da Police, Vollmacht und Ausweiskopie sensible Personendaten enthalten, läuft das Portal auf Schweizer Hosting, verschlüsselt und mit sauberer Mandantentrennung zwischen den Kunden.
Wenn Sie Versicherungswechsel für Ihre Kunden künftig über ein strukturiertes Dossier statt über verstreute E-Mails abwickeln möchten, testen Sie finra.ch 30 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte – die Tarife starten ab CHF 29 pro Monat, das Portal läuft direkt im Browser ohne Installation. Jetzt kostenlos registrieren und den nächsten Kundenwechsel gleich digital abwickeln.