Un cliente desidera cambiare assicurazione – e per voi, in qualità di broker o fiduciari, inizia così un percorso fatto di tanti piccoli passi: verificare la polizza esistente, ottenere una procura, inoltrare la disdetta nei termini e mantenere una visione d'insieme fino alla conclusione del cambio. Se tutto questo avviene tramite scambi di e-mail, messaggi WhatsApp e appunti sparsi, qualcosa finisce presto per sfuggire – soprattutto quando più clienti cambiano assicurazione contemporaneamente.
Quali documenti servono davvero per un cambio di assicurazione
Prima di poter agire presso l'assicuratore precedente, di norma avete bisogno di tre elementi da parte del vostro cliente:
- La polizza attuale con numero di contratto, data di scadenza e le condizioni di disdetta vigenti.
- Una procura, ovvero il mandato di broker, che vi permetta di interfacciarvi con l'assicuratore precedente e di richiedere la documentazione necessaria.
- Una copia del documento d'identità per identificare il cliente, in particolare quando il cambio deve essere comprovato per iscritto nei confronti dell'assicuratore.
A seconda del ramo assicurativo si aggiungono ulteriori documenti – ad esempio la licenza di circolazione per l'assicurazione dei veicoli a motore, oppure indicazioni sul pregresso andamento sinistri. È importante comunicare fin dall'inizio, in modo chiaro, ciò di cui avete bisogno, invece di richiederlo poco alla volta.
Non lasciare la disdetta al caso
La maggior parte delle polizze non può essere disdetta in qualsiasi momento, ma solo alla scadenza principale, spesso con un preavviso di tre mesi. Chi lascia sfuggire questa data resta vincolato per un altro anno al vecchio contratto – una seccatura per il cliente e, per voi come broker, una perdita di fiducia. Come tenere sistematicamente sotto controllo queste scadenze lo spieghiamo in dettaglio nell'articolo Non perdere mai più i termini di disdetta delle assicurazioni. Per il cambio vero e proprio vale questa regola: non appena la procura è disponibile, inoltrate la disdetta all'assicuratore precedente per iscritto e con prova di ricezione – e tenete sotto controllo la scadenza fino alla conferma.
Trasformare una catena di e-mail in un dossier ordinato
È esattamente qui che entra in gioco un portale clienti come quello offerto da finra.ch. Invece di far viaggiare i documenti avanti e indietro per e-mail, per il cambio create un dossier con una checklist dei documenti richiesti: polizza, procura, copia del documento d'identità – il cliente vede esattamente cosa manca ancora e carica i documenti direttamente nel portale. Voi vedete lo stato in tempo reale con un solo sguardo: inoltrato, verificato, approvato. L'approvazione digitale nel portale sostituisce la ricerca dell'ultima e-mail di risposta, e un registro degli accessi documenta chi ha visualizzato quale documento e quando – utile se in seguito emergono domande sullo svolgimento del processo.
Grazie al modulo contatti e CRM – con note, attività e una timeline per ogni cliente – sapete anche a distanza di settimane cosa è stato discusso l'ultima volta, senza dover cercare nella casella di posta. Una panoramica di tutte le funzioni del portale è disponibile alla pagina Funzioni.
Mantenere la visione d'insieme quando più cambi sono in corso contemporaneamente
Con un singolo cliente, in caso di necessità, un cambio si può ancora tenere a mente. Non appena più dossier procedono in parallelo, serve invece uno strumento che raggruppi le scadenze anziché disperderle tra fogli Excel e appunti in agenda. Il radar delle scadenze di finra.ch mostra disdette, scadenze principali, termini dei dossier e attività aperte in un'unica tabella ordinata per urgenza. Un aspetto importante da sapere: si tratta di una panoramica che consultate attivamente – non ci sono promemoria automatici via e-mail o push. Chi si abitua a controllare regolarmente il radar delle scadenze perde di conseguenza più raramente un termine, perché tutte le scadenze si trovano in un unico posto invece di essere distribuite su più sistemi.
Una volta concluso il cambio, il nuovo contratto confluisce direttamente nel portafoglio del cliente – comprensivo di ramo assicurativo tratto dal catalogo svizzero dei rami, premio e cronologia delle versioni, nel caso in cui qualcosa cambi in seguito.
Un processo, molti soggetti coinvolti
I processi di cambio raramente passano per una sola persona. Sostituzioni, assenze per ferie o un secondo paio d'occhi nel verificare la procura fanno parte della quotidianità di uno studio di brokeraggio o fiduciario. Grazie a un proprio sottodominio per ogni broker – ad esempio mueller.finra.ch – e a ruoli distinti per titolari e collaboratori, il vostro team lavora sullo stesso dossier senza dover far viaggiare i documenti per e-mail tra colleghe e colleghi. Poiché polizza, procura e copia del documento d'identità contengono dati personali sensibili, il portale opera su hosting svizzero, con crittografia e una rigorosa separazione dei mandanti tra i clienti.
Se in futuro desiderate gestire i cambi di assicurazione dei vostri clienti tramite un dossier strutturato invece che con e-mail sparse, provate finra.ch gratuitamente per 30 giorni e senza carta di credito – le tariffe partono da CHF 29 al mese, il portale funziona direttamente nel browser senza installazione. Registratevi ora gratuitamente e gestite subito digitalmente il prossimo cambio del vostro cliente.