Molti studi fiduciari gestiscono ancora oggi i propri mandati tra raccoglitori ad anelli, il server d'ufficio e diverse caselle e-mail contemporaneamente. La dichiarazione d'imposta si trova nel raccoglitore, la procura in formato PDF nella posta in arrivo, l'appunto dell'ultima telefonata su un foglietto accanto allo schermo. Non appena un collaboratore va in vacanza o un cliente ha urgentemente bisogno di una copia dei propri documenti, questo insieme eterogeneo si trasforma rapidamente in un problema di ricerca. La digitalizzazione dell'archivio clienti sembra un progetto enorme – in realtà può essere realizzata in passi gestibili, senza dover digitalizzare l'intero archivio in un solo fine settimana.
Da dove parte davvero il cambiamento
L'errore più frequente sulla strada verso l'ufficio senza carta è voler fare tutto contemporaneamente: scansionare i vecchi archivi cartacei, introdurre un nuovo software e abituare i clienti al cambiamento tutto in una volta. Un punto di partenza più realistico è un altro: iniziare con i mandati nuovi e attivi, non con l'intero portafoglio. Ogni nuovo mandato che da subito viene creato in digitale riduce automaticamente la quantità di carta – senza dover recuperare nulla a posteriori. Il vecchio archivio resta per il momento dov'è e viene ripreso solo se necessario, ad esempio quando un cliente già esistente presenta comunque nuovi documenti.
Il dossier cliente digitale come fondamento
Al centro di un ufficio senza carta c'è il dossier cliente digitale: un unico luogo per ogni cliente, dove confluiscono documenti, scadenze e stato di elaborazione. Invece di scambiarsi documenti avanti e indietro via e-mail o chiedere informazioni per telefono, il cliente carica i propri documenti direttamente tramite il proprio portale clienti personale. Una checklist dei documenti richiesti gli mostra cosa manca ancora, lo stato in tempo reale rende visibile se un documento è già stato controllato, e l'approvazione digitale sostituisce lo scambio ripetuto di moduli. Un registro degli accessi documenta inoltre chi ha consultato quale documento e quando. Per voi questo significa: meno telefonate di richiamo, meno allegati persi in caselle di posta sovraccariche e una documentazione tracciabile, nel caso in cui in seguito sorgano domande sullo stato di elaborazione. Come viene strutturato concretamente un simile dossier lo mostra la panoramica delle funzioni.
Trasferire l'archivio esistente passo dopo passo
Una volta digitalizzati i nuovi mandati, segue il secondo passo: dare priorità in modo sensato all'archivio esistente, invece di ricostruirlo completamente da zero.
- Prima i mandati attivi: i clienti con cui siete in contatto costante traggono il maggior beneficio da un dossier digitale.
- Anticipare i documenti con scadenze: contratti e documenti con termini imminenti devono entrare nel sistema per primi, non per ultimi.
- Lasciare in pausa i fascicoli inattivi: i mandati conclusi o inattivi non devono essere digitalizzati subito – costerebbe solo tempo senza un beneficio immediato.
In questo modo il lavoro si distribuisce su più settimane invece di concentrarsi in un unico fine settimana sovraccarico, mentre l'attività quotidiana prosegue indisturbata in parallelo.
Chiarire team e ruoli prima di passare al digitale
Un ufficio digitale non riguarda solo il rapporto con i clienti, ma anche l'organizzazione interna. Chiarite per tempo chi assume quale ruolo: finra distingue tra ruolo di titolare e ruolo di collaboratore. Tutti i membri del team lavorano sulla stessa base di dati, così le colleghe e i colleghi possono subentrare senza problemi durante le assenze per vacanza, mentre i compiti amministrativi, come l'invito di ulteriori collaboratori, restano riservati al ruolo di titolare. A completare il quadro, vale la pena affidarsi a una gestione centralizzata dei contatti: appunti delle conversazioni, attività e appuntamenti aperti, tag per la categorizzazione e una timeline per ogni contatto fanno sì che la visione d'insieme non dipenda più dalla memoria dei singoli collaboratori. Un semplice contatto può essere trasformato, se necessario, in un cliente a tutti gli effetti del portale con un proprio dossier, non appena ne nasce un mandato.
Cosa significa il cambiamento per i vostri clienti e per le scadenze
Per le mandanti e i mandanti cambia soprattutto una cosa: non devono più telefonare per sapere se la loro dichiarazione d'imposta è già in lavorazione o se manca ancora un giustificativo. Lo stato in tempo reale nel portale risponde da solo a questa domanda. Internamente beneficiate inoltre di una panoramica centralizzata: un radar delle scadenze mostra disdette, scadenze principali, termini dei dossier e attività aperte, ordinati per urgenza in un'unica tabella – mantenete la visione d'insieme senza dover gestire in parallelo più liste Excel o agende cartacee. Anche contratti e polizze possono essere gestiti per cliente, ordinati secondo il catalogo dei rami svizzero, con cronologia delle versioni e panoramica dei premi, così in caso di richiesta non dovete più cercare nell'archivio.
finra.ch riproduce esattamente questo percorso dalla carta al mandato digitale: un portale clienti sicuro con dossier, checklist dei documenti richiesti e registro degli accessi, oltre a gestione dei contatti, gestione di contratti e polizze e il radar delle scadenze in un'unica vista. Ogni studio fiduciario o d'intermediazione riceve un proprio sottodominio con logo e colore personalizzati; hosting e conservazione dei dati avvengono esclusivamente in Svizzera, i dati sono criptati e separati in modo rigoroso per ogni cliente – presupposti importanti nella gestione di dati sensibili dei clienti secondo il diritto svizzero della protezione dei dati. Le tariffe partono da CHF 29 al mese, i dettagli sono disponibili sulla pagina dei prezzi. Poiché finra funziona direttamente nel browser, non è necessaria alcuna installazione. Il modo più semplice per convincersi è provarlo di persona: 30 giorni di prova gratuita, senza carta di credito.