Chi lavora come broker o fiduciario conosce bene questa situazione: un cliente invia il proprio certificato salariale, una copia della carta d'identità o un questionario sanitario compilato semplicemente come allegato e-mail. Rapido, comodo – ma dal punto di vista della sicurezza spesso problematico. Scambiare i dati dei clienti in modo sicuro non è più un optional, bensì parte del dovere di diligenza nei confronti dei propri clienti. Questo articolo mostra dove si annidano i rischi degli allegati e-mail, cosa può realmente offrire la crittografia delle e-mail – e in quali casi un portale clienti rappresenti la soluzione più praticabile.
Perché gli allegati e-mail sono rischiosi per documenti sensibili
Le e-mail, nel loro tragitto dal mittente al destinatario, passano attraverso diversi server. Oggi il collegamento tra questi server è quasi sempre criptato tramite TLS – ma non si tratta di una crittografia end-to-end continua: non appena il messaggio si trova su un server di posta o nella casella e-mail, è generalmente leggibile in chiaro. A ciò si aggiungono problemi molto concreti. Gli allegati restano spesso per un tempo indefinito nella posta in arrivo, nella cartella degli elementi inviati e nei backup, senza che nessuno sappia più esattamente per quanto tempo e dove. Basta un errore di battitura nell'indirizzo perché i documenti finiscano nelle mani sbagliate. E una volta inviato, il mittente non ha più alcun controllo sul fatto che l'allegato venga inoltrato, scaricato o salvato.
Per singole comunicazioni non critiche, questo può essere accettabile. Per certificati salariali, copie di documenti d'identità, dati sanitari o documenti contrattuali la situazione è ben diversa – ed è proprio questo tipo di documenti che broker e fiduciari si scambiano quotidianamente nella loro attività.
Crittografia delle e-mail: possibilità e limiti
Esistono procedure tecniche per criptare le e-mail realmente end-to-end, come PGP o S/MIME. Entrambe richiedono che mittente e destinatario si scambino preventivamente le chiavi e configurino di conseguenza i propri programmi di posta. Tra addetti ai lavori questo è fattibile. Per il cliente privato medio, che rinnova una polizza una volta all'anno, lo sforzo nella pratica è quasi sempre troppo elevato – ben pochi si creano una chiave PGP per un singolo invio.
Un espediente diffuso è l'archivio ZIP protetto da password. Il problema è il seguente: se la password viene comunicata via e-mail, SMS o telefono, cioè per la stessa via non sicura, il guadagno in termini di sicurezza è minimo. Chi riesce a intercettare un messaggio, di solito riesce a intercettare anche l'altro. La crittografia delle e-mail è quindi tecnicamente possibile, ma per lo scambio ricorrente con molti clienti risulta complessa e soggetta a errori – e comunque non risolve il problema della conservazione senza limiti nella casella di posta.
L'alternativa: un portale clienti con login e registro degli accessi
Invece di far transitare i documenti attraverso varie caselle di posta, il cliente li carica direttamente in un portale protetto. L'accesso è legato a un login personale, i dati sono criptati e conservati separatamente per ogni mandante su server in Svizzera. Chi ha avuto accesso a quale documento e quando è tracciabile grazie a un registro degli accessi – un aspetto che né una normale e-mail né un link cloud aperto possono offrire.
Per il cliente, la procedura è più semplice di quanto sembri: una checklist dei documenti richiesti mostra esattamente cosa manca ancora, lo stato in tempo reale sostituisce le solite e-mail di sollecito e, dove è necessaria una conferma, il cliente può darla direttamente in modo digitale nel portale. Per il broker o il fiduciario viene meno la fastidiosa attività di sollecito per telefono o e-mail – i documenti sono ordinati per dossier in un unico posto, invece di essere dispersi per anni in scambi di e-mail. Quali funzioni offre nel dettaglio un portale di questo tipo lo mostra la panoramica su /funktionen.
Cosa conta davvero in un portale clienti per lo scambio di documenti
Non tutti i portali offrono la stessa protezione. Per lo scambio sicuro di dati sensibili dei clienti vale la pena considerare i seguenti punti:
- Accesso esclusivamente tramite login personale, non tramite un link liberamente condivisibile
- Crittografia dei documenti archiviati, non solo della trasmissione
- Una chiara separazione dei mandanti quando più clienti e consulenti utilizzano lo stesso sistema
- Un registro degli accessi che renda tracciabile chi ha visualizzato quale documento e quando
- Hosting in Svizzera e un fornitore che opera in conformità con la nLPD (legge sulla protezione dei dati)
- Un'interfaccia familiare per il cliente, personalizzata sul proprio ufficio, invece di un sistema esterno anonimo
Questi punti si realizzano di norma più facilmente con un unico strumento pensato appositamente per uffici di brokeraggio e fiduciari, piuttosto che con diverse soluzioni isolate composte da programma di posta, spazio cloud e gestore di password.
finra è stato sviluppato proprio per questa realtà quotidiana degli uffici di brokeraggio e fiduciari svizzeri: un portale clienti sicuro con sottodominio proprio, in cui i clienti caricano i documenti in base a una checklist di richiesta, seguono lo stato in tempo reale e concedono le approvazioni direttamente nel portale – incluso registro degli accessi, crittografia e separazione dei mandanti, ospitato esclusivamente in Svizzera. Chi desidera provarlo nel proprio ufficio può testare finra gratuitamente per 30 giorni e senza carta di credito su /register.