Molti piccoli e medi studi di broker e fiduciari in Svizzera gestiscono ancora oggi interessati e clienti con tabelle Excel, appunti sparsi o distribuiti su più caselle e-mail. Finché lo studio resta di dimensioni contenute, il sistema funziona più o meno. Ma non appena un cliente richiama dopo mesi, una collaboratrice lascia lo studio o due persone telefonano contemporaneamente allo stesso interessato, i limiti di questo sistema emergono rapidamente. Un CRM per broker assicurativi e fiduciari porta ordine in tutto questo – senza dover introdurre un complesso sistema di vendita pensato per grandi aziende.
Dove Excel e appunti sparsi raggiungono i loro limiti
Il problema principale di tabelle e foglietti sparsi non è la registrazione in sé, ma il collegamento mancante tra le informazioni. Un appunto telefonico finisce in una colonna, l'attività di richiamo concordata nel calendario di un'altra persona, l'offerta nella casella di posta di un collaboratore. Chi oggi vuole sapere cosa è stato discusso l'ultima volta con un determinato interessato deve consultare più fonti diverse – o, in caso di dubbio, chiede semplicemente di nuovo.
Nella gestione dei clienti come broker si aggiunge un altro aspetto: le informazioni dipendono spesso da una singola persona. Se qualcuno lascia lo studio o è in vacanza, all'improvviso manca la visione d'insieme sulle attività aperte e sullo storico dei contatti. È esattamente questo problema che risolve un sistema centrale, in cui contatti, note e attività confluiscono in un unico luogo.
Contatti, note, attività e tag come base
Per questo, un CRM per broker non deve essere uno strumento complesso. In sostanza servono quattro elementi: un contatto per ogni interessato o cliente, note sui colloqui, attività e appuntamenti con scadenza, oltre a tag per la categorizzazione. In finra questo si presenta così: per ogni contatto è possibile registrare note in modo continuo – ad esempio «Telefonata del 3 luglio, interessato a un'assicurazione malattia complementare, desidera un confronto per posta». A ciò si aggiungono attività e appuntamenti come «Richiamare la prossima settimana» o «Prima consulenza 14 luglio, ore 10», che non scompaiono in un calendario separato, ma restano collegati direttamente al contatto.
I tag aiutano a ordinare elenchi di contatti più ampi, ad esempio per stato (interessato, cliente), ramo o priorità. In questo modo è possibile, ad esempio, filtrare rapidamente quali interessati sono ancora aperti o quali clienti appartengono a un determinato ramo. Tutte queste attività – note, attività da svolgere, modifiche ai tag – compaiono inoltre automaticamente in una timeline cronologica per ogni contatto. Chi consulta per la prima volta il dossier di un cliente vede a colpo d'occhio cosa è successo e quando, senza dover consultare più fonti diverse.
Da interessato a cliente nel portale clienti
Il percorso tipico in un piccolo studio di broker inizia con un primo contatto – una raccomandazione, una telefonata o una richiesta tramite il sito web. In questo momento create un contatto, lo contrassegnate con il tag «Interessato» e registrate le prime note. Fino alla conclusione passano spesso diversi colloqui, offerte e richieste di chiarimento, che finiscono tutti come note e attività sullo stesso contatto.
Quando si arriva alla conclusione, il contatto diventa un cliente con accesso al portale clienti. Lì può inviare i documenti richiesti in base a una checklist dedicata, seguire in tempo reale lo stato del proprio dossier e rilasciare documenti in digitale – incluso il registro degli accessi. Per voi questo significa meno documenti scambiati avanti e indietro via e-mail e meno richieste del tipo «avete ricevuto il mio documento?». Allo stesso tempo, i contratti e le polizze del cliente, con premi, cronologia delle versioni e il catalogo svizzero dei rami assicurativi, restano visibili direttamente presso il contatto – vedete quindi non solo la comunicazione, ma anche l'intero portafoglio contrattuale in un unico luogo.
Un semplice test per la vostra quotidianità: riuscite a ricostruire in meno di un minuto quando avete parlato l'ultima volta con un determinato interessato e cosa è stato concordato? Se la risposta è no, vale la pena dare un'occhiata a una gestione centralizzata dei contatti.
Visione d'insieme invece di dispersione nel team
Non appena più persone nello studio lavorano con i clienti, un archivio condiviso diventa ancora più importante. In finra, titolari e collaboratori vedono gli stessi contatti, le stesse note e le stesse attività – nessuno deve chiedere al collega cosa è stato discusso l'ultima volta. Le attività che create su un contatto compaiono, insieme a disdette contrattuali, scadenze principali e termini dei dossier, nel radar delle scadenze – un'unica tabella, ordinata per urgenza. Un aspetto importante: il radar delle scadenze è una panoramica, non un promemoria automatico via e-mail o notifica push. Siete voi o il vostro team a consultarlo attivamente – ma in un unico luogo, invece che in più calendari e tabelle contemporaneamente.
Per la quotidianità, questo spesso basta già a perdere molto meno per strada rispetto a note sparse ovunque: uno sguardo alla lista mostra quali interessati sono rimasti senza seguito da settimane, quali attività sono in scadenza e quali dossier dei clienti attendono ancora documenti.
Se finora gestite interessati e clienti tramite Excel, appunti sparsi o più caselle di posta, vale la pena dare un'occhiata a una soluzione centralizzata. finra riunisce contatti, note, attività, contratti e il portale clienti in un unico luogo – ospitato esclusivamente in Svizzera. Tutte le funzioni in sintesi mostrano come utilizzarlo nel vostro studio. Provate finra gratis per 30 giorni, senza carta di credito, e verificate se la vostra gestione dei clienti ne risulta semplificata.