Wenn ein Kunde bei Ihnen eine Vorsorgeberatung anfragt, brauchen Sie meist mehr als ein Formular: Säule-3a-Unterlagen, den aktuellen Pensionskassenausweis, Nachweise zum Freizügigkeitskonto und manchmal eine Kopie des Vorsorgeauftrags. Diese Dokumente kommen selten geordnet an. Sie liegen in E-Mail-Anhängen, auf dem Kopierer gescannt, oder der Kunde bringt sie eingescannt vom Handy mit, mal vollständig, mal nicht. Wer diese Unterlagen für mehrere Kunden gleichzeitig sammelt, verliert schnell den Überblick, was schon da ist und was noch fehlt. Und weil Vorsorge ein Vertrauensthema ist, wirkt ein geordneter Ablauf beim Kunden gleich professioneller als ein loser E-Mail-Verkehr.
Warum Vorsorgeunterlagen ein heikles Dossier sind
Vorsorgeunterlagen sind nicht einfach Papierkram. Ein Pensionskassenausweis zeigt Einkommen, Sparkapital und oft Angaben zur Familiensituation. Ein Vorsorgeauftrag kann Hinweise auf den Gesundheitszustand oder persönliche Vertrauenspersonen enthalten. Wer solche Dokumente entgegennimmt, verwaltet damit Personendaten, die eine sorgfältige und nachvollziehbare Behandlung verdienen, nicht nur aus Kundensicht, sondern auch mit Blick auf Ihre eigene Sorgfaltspflicht als Broker oder Treuhänder.
Genau deshalb lohnt es sich, für diesen Bereich klare Strukturen zu schaffen: wer welches Dokument wann eingereicht hat, wer es gesehen hat und wo es aktuell liegt.
Diese Dokumente gehören typischerweise ins Vorsorge-Dossier
Je nach Auftrag und Lebenssituation des Kunden variiert die Liste, doch einige Dokumente tauchen fast immer auf:
- Säule-3a-Policen oder Kontoauszüge der letzten Jahre
- Der aktuelle Pensionskassenausweis, jedes Jahr neu
- Nachweise zu einem oder mehreren Freizügigkeitskonten
- Kopie des Vorsorgeauftrags, falls vorhanden
- Bei Bedarf: Ehe- oder Konkubinatsvertrag mit Bezug zur Begünstigung
Für eine saubere Beratung braucht es nicht nur die Dokumente selbst, sondern auch die Übersicht, was von wem noch aussteht, gerade wenn mehrere Vorsorgeeinrichtungen oder Freizügigkeitskonten im Spiel sind.
Wo E-Mail und Papierstapel an ihre Grenzen kommen
In der Praxis läuft das Sammeln oft über denselben Kanal wie jede andere Kundenkorrespondenz: E-Mail. Das Problem dabei ist nicht nur die fehlende Verschlüsselung vieler E-Mail-Verbindungen, sondern vor allem die fehlende Übersicht. Nach ein paar Wochen liegt der Pensionskassenausweis irgendwo im Postfach, die Freizügigkeitskonto-Bestätigung kam als Foto per WhatsApp, und niemand weiss auf Anhieb, ob die aktuelle Version tatsächlich die neuste ist. Bei Papierunterlagen kommt dazu, dass sie physisch abgelegt, kopiert und irgendwann wieder gesucht werden müssen.
Ein Dossier pro Kunde schafft Ordnung
Genau für diese Situation ist ein strukturiertes Dossier gedacht: Pro Kunde legen Sie eine Anforderungs-Checkliste an, zum Beispiel Säule-3a-Auszug, PK-Ausweis aktuelles Jahr, Freizügigkeitskonto-Nachweis. Der Kunde reicht die passenden Dokumente direkt selbst über das sichere Kundenportal ein, ohne Umweg über E-Mail-Anhänge. Sie sehen für jedes Dokument einen Live-Status, eingereicht, in Prüfung oder freigegeben, und wissen so auf einen Blick, was noch fehlt, ohne den Kunden nachfragen zu müssen.
Zusätzlich lässt sich jedes eingereichte Dokument digital freigeben, sobald Sie es geprüft haben, und ein Zugriffsprotokoll hält fest, wer wann welches Dokument angesehen hat. Das schafft Nachvollziehbarkeit, gerade bei einem Thema, bei dem später oft nachgefragt wird, wer wann welche Fassung eines Dokuments hatte. Ergänzend hilft die Kontakt-Timeline im CRM, damit Notizen und Aufgaben rund um die Vorsorgeberatung am gleichen Ort bleiben wie die Dokumente selbst. So müssen Sie beim nächsten Beratungstermin nicht mehr in mehreren Postfächern und Ordnern suchen, sondern öffnen ein einziges Dossier.
Sicherheit, die zum Thema passt
Weil Vorsorgeunterlagen zu den sensibelsten Dokumenten gehören, die Sie von Kunden erhalten, sollte auch die technische Basis dazu passen: Hosting ausschliesslich in der Schweiz, Verschlüsselung der Daten, eine strikte Trennung zwischen Mandanten sowie ein Vorgehen, das den Anforderungen des Datenschutzgesetzes entspricht. So bleibt das Sammeln von Vorsorgeunterlagen nicht nur praktisch, sondern auch sauber dokumentiert, ein Punkt, der bei einer allfälligen Nachfrage oder Prüfung zählt. Und der Kunde sieht von Anfang an, dass seine sensiblen Unterlagen nicht im offenen E-Mail-Verkehr, sondern in einem geschützten Bereich liegen.
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