Wenn Sie als Broker oder Treuhänder Ihren Vertragsbestand seit Jahren in Excel-Tabellen oder in physischen und digitalen Ordnern führen, kennen Sie das Muster: Am Anfang funktioniert es gut. Doch mit jedem neuen Kunden, jeder neuen Police und jedem zusätzlichen Mitarbeitenden wird die Übersicht schwieriger. Spätestens wenn ein Kunde kurzfristig anruft und wissen will, wann sein Vertrag kündbar ist, oder wenn zwei Mitarbeitende gleichzeitig an derselben Datei arbeiten, zeigen sich die Grenzen einer Tabellenkalkulation deutlich.
Warum Excel-Listen und Ordner an ihre Grenzen stossen
Eine einzelne Excel-Tabelle mag für ein paar Dutzend Kunden ausreichen. Sobald der Bestand wächst und mehrere Personen im Büro damit arbeiten, entstehen typische Probleme:
- Versionschaos: Dateien heissen «Vertrag_final», «Vertrag_final_neu» oder «Vertrag_2026_korrigiert» – welche Version tatsächlich gültig ist, lässt sich oft nur durch Nachfragen klären.
- Prämien ohne Überblick: Wer wissen will, wie viel Prämienvolumen ein Kunde insgesamt bei welchen Sparten hat, muss meist mehrere Zeilen manuell zusammenzählen.
- Mühsame Suche: Eine bestimmte Police in einem Ordner mit hunderten Unterordnern zu finden, kostet Zeit, die im Kundenkontakt fehlt.
- Keine Nachvollziehbarkeit: Wer eine Zeile in Excel überschreibt, überschreibt sie – ohne Protokoll, wer wann was geändert hat.
- Getrennt vom Kundenkontakt: Notizen aus Telefonaten, Termine und Aufgaben leben in E-Mails oder auf Papier, während die Policen in einer separaten Datei liegen. Der Zusammenhang geht verloren.
Was eine saubere Vertragsverwaltung leisten muss
Damit der Vertragsbestand auch bei wachsender Kundenzahl übersichtlich bleibt, braucht es mehr als eine Liste. Aus der Praxis von Broker- und Treuhandbüros lassen sich einige Anforderungen ableiten:
- Der gesamte Bestand eines Kunden muss auf einen Blick sichtbar sein – nicht verteilt auf mehrere Dateien oder Ordner.
- Verträge sollten nach Sparte kategorisiert sein, damit sich Bestand und Prämien pro Sparte auswerten lassen.
- Änderungen an einem Vertrag dürfen den vorherigen Stand nicht einfach überschreiben, sondern müssen als Version nachvollziehbar bleiben.
- Prämien müssen pro Vertrag und pro Kunde sichtbar sein, ohne manuelles Zusammenzählen.
- Der Vertragsbestand sollte mit der Kundenhistorie verknüpft sein – Notizen, Aufgaben und Termine gehören zum selben Kundenkontext.
Eine Vertragsverwaltung ist erst dann wirklich sauber, wenn jederzeit nachvollziehbar ist, wer wann welchen Vertrag angepasst hat – ohne dass dafür jemand im Büro gefragt werden muss.
Wie finra den Vertragsbestand organisiert
finra führt den Vertrags- und Policenbestand direkt pro Kunde. Alle Verträge eines Kunden sind an einem Ort sichtbar, kategorisiert nach einem Schweizer Sparten-Katalog – von Haftpflicht über Hausrat bis Kranken- und Fahrzeugversicherungen. Zu jedem Vertrag lässt sich die Prämie erfassen, sodass sowohl der einzelne Vertrag als auch der gesamte Kundenbestand jederzeit im Blick bleiben.
Änderungen an einem Vertrag werden nicht überschrieben, sondern als Versionshistorie festgehalten. So bleibt nachvollziehbar, welcher Stand zu welchem Zeitpunkt gültig war – auch wenn mehrere Mitarbeitende am selben Kundenbestand arbeiten.
Der Vertragsbestand steht dabei nicht isoliert da: Über das integrierte Kontakte- und CRM-Modul sind Notizen, Aufgaben, Termine und die gesamte Timeline eines Kunden mit seinen Verträgen verknüpft. Wer eine Police öffnet, sieht damit auch den Gesprächsverlauf und offene Aufgaben zum selben Kunden – ohne zwischen verschiedenen Systemen oder Dateien zu wechseln.
Kündigungstermine, Hauptverfälle und Dossier-Fristen laufen zusätzlich im Fristenradar zusammen: eine Tabelle, die alle anstehenden Termine und Aufgaben nach Dringlichkeit sortiert. So geht keine Kündigungsfrist mehr in einer Excel-Zeile unter, die niemand mehr geöffnet hat.
Vom Excel-Chaos zum Kundenportal: so gelingt der Wechsel
Ein Wechsel muss nicht als grosser Kraftakt geschehen. In der Praxis bewährt es sich, die bestehende Excel-Liste als Archiv zu behalten und neue sowie aktuell laufende Verträge schrittweise, Kunde für Kunde, im neuen System zu erfassen – zum Beispiel jeweils beim nächsten Kundenkontakt. So wächst der digitale Bestand organisch, ohne dass alles auf einmal migriert werden muss.
Weil finra im Browser läuft, ist dafür keine Installation nötig – Ihre Mitarbeitenden arbeiten einfach über die gewohnte eigene Subdomain Ihres Büros. Und weil mehrere Personen gleichzeitig auf denselben Kundenbestand zugreifen können, ohne sich gegenseitig Dateien zu überschreiben, verschwindet das klassische «Wer hat zuletzt gespeichert»-Problem. Da es sich um sensible Versicherungs- und Personendaten handelt, ist zudem wichtig: Die Daten werden ausschliesslich in der Schweiz gehostet, verschlüsselt und mandantengetrennt gespeichert – DSG-konform.
Wenn Sie Ihren Vertragsbestand aus dem Excel-Chaos herausholen und Policen, Prämien und Kundenkontakt an einem Ort führen möchten, lohnt sich ein Blick auf die Funktionen von finra oder direkt auf die Preise. finra lässt sich 30 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte testen – Sie können also mit Ihrem eigenen Bestand ausprobieren, ob sich die Umstellung für Ihr Büro lohnt. Jetzt kostenlos testen.